Senin, Agustus 28, 2006

Kaizen dan Perubahan

Kaizen

Kaizen adalah kata bahasa Jepang 改善 yang berarti perbaikan. Dalam konteks perusahaan, kaizen berarti semua usaha untuk memperbaiki apapun yang menghasilkan proses kerja yang lebih baik, hasil kerja yang lebih baik, maupun lingkungan kerja yang lebih baik.

Seperti apakah usaha perbaikan yang dianggap “kaizen”?

Semua usaha perbaikan adalah “kaizen”, baik yang mempunyai efek biaya/nilai finansial, maupun yang tidak mempunya efek langsung terhadap biaya / tidak bisa dinilai secara finansial dengan mudah. Mengebiri kaizen untuk sesuatu yang berefek finansial langsung saja akan mematikan kreatifitas dan ide untuk melahirkan perbaikan.


Bagaimana mengelola program kaizen di perusahaan/instansi?

Berdasarkan skalanya, kaizen bisa dibagi dua, kaizen beskala kecil yang dinilai setelah diimplementasikan, dan kaizen berskala besar yang dinilai mulai dari perencanaan, proses penerapan, sampai setelah implementasi. Ukuran waktu setelah implementasi kaizen minimal yang dinilai bisa satu periode/satu bulan, dengan perhitungan efek sampai satu tahun fiskal.


Kaizen dapat dianggap berskala besar kalau dalam pelaksanaannya ataupun dampaknya melibatkan banyak orang, banyak departemen, atau melibatkan ukuran finansial yang cukup besar (biaya maupun dampak penghematannya). Misalnya perbaikan di alat pengecekan komponen sehingga pemeriksaan 100% dilakukan secara otomatis dengan lebih teliti dan lebih cepat sampai sekian persen.


Apa batasan terkecil suatu usaha perbaikan adalah kaizen? Tidak ada batasan pasti, biasanya berkisar di perbaikan yang berefek estetika, ataupun sekedar memperbaiki indikasi informasi. Sesederhana seperti menempel stiker penunjuk arah di lorong kantor, atau pengurangan ketebalan huruf judul Purchase Order supaya tidak banyak menghabiskan tinta printer.


Komite kaizen yang beranggotakan wakil dari tiap-tiap departemen menetapkan level-level untuk menilai setiap kaizen. Setiap level merupakan kombinasi unik dari orisinalitas ide, dampak kaizen, dan nilai estetikanya (5S). Kemudian disusun urutan penghargaan (reward) di setiap levelnya. Penyaringan usulan Kaizen ditekankan pada orisinalitas ide, ide kaizen haruslah belum pernah dimasukkan sebagai kaizen di periode-periode sebelumnya.

Usulan kaizen diproses setiap bulan dalam sidang komite kaizen. Penghargaan terhadap usulan kaizen yang diterima dimasukkan ke tambahan gaji karyawan pemilik kaizen di bulan berikutnya.

Pengelolan Kaizen yang berkesinambungan berkelanjutan akan memberikan hasil perbaikan yang luar biasa, dan tanpa disadari sudah menjadi roh semangat kerja perusahaan, yaitu:
Kesiapan untuk selalu berubah dan menjadi lebih baik.


Cawang, Agustus 2006.

Tidak ada komentar: