Selasa, Juli 07, 2009

Pengarsipan Data di Database

Seiring digunakannya sistem aplikasi database dalam aktifitas bisnis, data yang ditampung dalam database ini juga semakin bertambah. Apalagi jika aktifitas bisnis perusahaan juga tumbuh, maka pertambahan data tidak hanya bertambah karena waktu, juga terjadi pertambahan volume data yang disimpan disetiap satuan waktunya.

Ini terjadi setiap tahun dan bertahun-tahun. Padahal data efektif yang digunakan di setiap saat untuk suatu keperluan proses bisnis biasanya berkisar 1-2 tahun saja. Bahkan data efektif harian paling maksimal berumur 40 hari saja.

Apakah setelah 3 tahun, 5 tahun, atau 7 tahun data tersebut dibuang saja?

Ada beberapa pertimbangan dalam pengarsipan data, sbb:
  • Selidiki keperluan legalnya. Tiap bidang dan tiap jenis data mempunyai umur retensi data yang berbeda-beda. Misalnya, data untuk keperluan pajak dan bea cukai mematok retensi data 10 tahun berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku.
  • Analisa data. Analisa hubungan antar tabel data dan kebergantungannya, perlu tahu juga distribusi data per periode tertentu, misal bulanan, 4-bulanan, tahunan.
  • Pahami penggunaan data. Pastikan dari user yang paham menggunakan potensi arsip suatu data.
  • Otomasikan proses pengarsipan data. Bisa dibuat juga prosedur yang memungkinkan user untuk melakukan pengarsipan sendiri.

Pendekatan yang digunakan dalam pengarsipan database:
  • Data arsip harus berada di database yang sama.
    • Pindahkan (insert+delete) data arsip ke tabel terpisah dengan menambahkan prefiks khusus untuk menandai nama tabel arsip.
    • Tabel arsip diletakkan di filegroup yang berbeda.
    • Gunakan join dalam view untuk menggabungkan data lama dan baru sehingga user tetap bisa mengakses data.
    • Sesuaikan aplikasi front-end dengan perubahan tersebut.
  • Data arsip tidak harus berada di database yang sama.
    • Pindahkan (insert+delete) data ke database lain, bisa di server yang sama atau di server yang berbeda.
    • Buat mekanisme operasional untuk user bisa mengakses data tersebut bilamana dibutuhkan.
  • Data arsip tidak dibutuhkan.
    • Backup data, kemudian verifikasi backup tersebut bisa di-restore dan disimpan beserta informasi tanggal backup-nya.
    • Jika sewaktu-waktu user tetap butuh data arsip tersebut, data arsip bisa di restore sesuai tanggal backup yang dibutuhkan.


Otomasi dalam proses pengarsipan:
  • Gunakan fitur standar dari software database yang ada.
  • Lakukan SQL Server maintenance jika pengarsipan melibatkan data yang cukup besar.

Tidak ada komentar: