Senin, Maret 08, 2010

Spreadsheet to Database: Access Vs Excel

Kalau mengamati kasus-kasus yang masuk ke forum XL ini, IMHO banyak yang
seharusnya lebih mudah dan optimal di selesaikan dengan menggunakan Ms.
Acces karena sudah sedikit menyangkut database.

Ketika sudah banyak menggunakan formula2 database seperti VLookup/ HLookup, Index, Offset, berarti kasusnya sudah layak untuk menggunakan Ms. Access.

Microsoft Access adalah aplikasi manajemen data yang unik, karena selain
fitur utama untuk penyimpanan data, juga dilengkapi fitur untuk front-end/user interface, serta fitur laporan dan pengolahan data yang juga bisa memanfaatkan kelebihan Ms. Excel. Sangat pas untuk manajemen data yang belum terlalu besar (sampai +/- 500 MB) dan user yang menggunakan bersamaan < 5-10 user tergantung model transaksi dan ukuran data. Dan yang lebih utama, Access sangat mudah untuk pemula, apalagi jika sudah gape dengan Excel :-)

Kira-kira urutan pertumbuhan kebutuhan manajemen data sbb:

1. Tahap data dan laporan tak terstruktur, dalam format Excel yang "report oriented", tabel2 dalam excel sheet dibuat sangat berorientasi bagaimana suatu laporan dapat selesai secepatnya.

2. Tahap data dan laporan semi terstruktur, mulai dipisahkan sumber data dan laporan akhirnya, mulai digunakan banyak formula.

3. Tahap data dan laporan sudah terstruktur, tabel2 dalam excel sheet dibuat lebih sistematis. Sudah dipisahkan sumber data yang jarang berubah, data yang bertumbuh, dan sheet untuk laporan.

Jika data Excelnya sudah sampai tahap terstruktur, maka data ini sudah sangat siap untuk migrasi ke model sistem database, baik ke Microsoft Access ataupun ke software manajemen data lainnya. Pemindahan data dari Excel ke Microsoft Access sudah ada tersedia alat bantunya built-in.

Implementasi software2 bisnis seperti software ERP, CRM, atau pun modul parsial seperti software Akunting, Personalia, Manajemen Inventory juga akan lebih mudah jika data user sudah dalam bentuk terstruktur.

4. Jika file Microsoft Accessnya berkembang dengan data yang semakin besar dan user yang menggunakan semakin banyak, atau ada kebutuhan untuk integrasi ke sistem yang lebih besar atau integrasi beberapa file Ms. Access, maka saatnya upsizing ke software database yang lebih "serius".

Pada dasarnya, data di file Ms. Access bisa di migrasikan/upsizing ke software management database (misal: Ms. SQL, Mysql, Firebird, Postgre, Oracle, dll) apapun asal tersedia konektor ke software tersebut.

Standar proses upsizing yang sudah disediakan alat bantunya di Microsoft Access adalah upsizing ke Microsoft SQL Server, baik yg Express Edition (free) maupun yang versi standard/enterprise.

Upsizing Ms. Access ini bisa menjadi 2 bentuk:
- User Interface tetap Ms. access, data dipindah ke software manajemen database.
- Data dipindah ke software manajemen database, user interface dibuat ulang dengan bahasa pemrograman lain.
- Upsizing dilakukan ke software bisnis terpaket, data di migrasikan dan disesuaikan dengan software bisnis tersebut, front end otomatis menggunakan software bisnis tersebut.


Mudah-mudahan membantu :-)

* tulisan ini pernah saya posting ke milis XL-mania

Tidak ada komentar: